コラム～Excelでの「縮小して全体表示」 vs 「折り返して表示」

Excelのセルに長い文字列を入力した際、「縮小して全体表示」と「折り返して表示」という二つの表示オプションを使ったことがある方も多いでしょう。しかし、どちらを使うべきか迷うこともありますよね。ここでは、それぞれのメリット・デメリットを見ながら、どのような場面でどちらを選ぶべきかを考えてみましょう。

1. 「縮小して全体表示」の特徴

「縮小して全体表示」は、セル内の文字を小さくして、一行の中に全ての内容を収める方法です。これにより、セルの幅を調整することなく、全ての情報を一目で見ることができます。

メリット：

・ 一行に収まるため、セルの高さが変わらない。

・ 表全体の見た目をシンプルに保てる。

・他のセルと揃えた表示がしやすい。

デメリット：

・ 印刷した際にも文字が小さく、読みにくいことがある。

・ 文字が小さくなりすぎて、読みづらくなる可能性がある。

2. 「折り返して表示」の特徴

「折り返して表示」は、セル内のテキストを複数行にわたって表示する方法です。これにより、文字サイズはそのままにして、セルの幅に収めることができます。

メリット：

・ 文字サイズを変えずに全ての情報を表示できる。

・ 長いテキストも読みやすくなる。

・ 印刷時にも見やすい。

デメリット：

・ セルの高さが変わり、表のレイアウトが崩れることがある。

・ 見た目がごちゃごちゃすることがある。

どちらを選ぶべきか？

「縮小して全体表示」と「折り返して表示」は、それぞれ異なるニーズに応えるための機能です。選択する際には以下の点を考慮すると良いでしょう：

• 視認性が重要：情報を一目で確認できるようにしたいなら「縮小して全体表示」。
• 読みやすさが重要：内容をしっかりと読ませたい、または印刷を考えているなら「折り返して表示」。