コラム～文章力：『形容語句1つルール』でビジネス文書が劇的にスッキリ！

Tea Time　ちょっとひと息いれよう

思いを詰め込みたい一心で形容語句が多くなっていませんか？

ビジネスシーンでは、簡潔で分かりやすい文章が求められます。しかし、多くの文章には形容語句（形容詞・副詞など）が多すぎて、かえって伝わりにくくなっている・読みづらくなっていることがあります。

そこで、こんな提案をしてみます。

これを意識するだけで、驚くほどスッキリした文章になります。

添削前：「画面の右上にある赤いボタン[データ登録]を最初に押してください。」 

→ 👍 添削後：「最初に、赤い[データ登録]ボタンを押します。」

赤いボタンが一つしかないなら、「右上にある」は無くても通じるでしょう。逆に、赤いボタンがあちこちにあるのなら「赤い」を外して「右上にある」を残します。

添削前：「駅の改札を出てすぐ右手にある、大きなガラス張りのステンドグラスが印象的なカフェの前でお待ちしております。」 

→ 👍 添削後：「改札を出て右手のカフェ前でお待ちしております。ステンドグラスのあるお店です。」

待ち合わせのシチュエーションで、「駅の改札」は「駅の」が無くても通じるでしょう。カフェの前で待ち合わせるので、「右手」「ステンドグラスが印象的」という点はぜひ伝えたいですね。ルールに従うために、ここは思い切って文章を二つに分ける選択をするとよいかもしれませんね。

添削前：「万が一、誤って重要なファイルを削除してしまった場合でも、専用の復元ソフトを使用することで、高確率でデータを元通りに復旧することが可能です。」

→ 👍 添削後：「誤って削除したファイルは、復元ソフトで高確率で復旧できます。」

相手の気持ちを思い形容語句が多くなってしまった典型的な文です。復元ソフトは、重要なファイルであってもそうじゃなかったとしても復旧できるはずです。「重要な」は外すことを選択しましょう。復旧するとは元に戻すことなので、「元通りに」は外しても良いはずです。