コラム～文章力：同じ内容でも届き方が違う！個別メールと全体周知のかき分け術テクニック

ビジネスメールは「何を伝えるか」だけでなく、「誰に向けて書くか」で届き方が大きく変わります。
特に

特定の目上の一名に送るメール と 全体への周知メール

では、同じ内容でも書き方を変えるだけで、相手の受け止め方がまったく違うものになります。

例を紹介します。

例：題材例：「社内イベントの参加依頼」

部長宛の個別メール：

いつもお力添えいただきありがとうございます。
来月○日に予定している○○イベントですが、部長にもぜひご参加いただきたくご連絡しました。昨年も部長のお話で会場が盛り上がったことを覚えております。
お忙しい中恐縮ですが、もしご都合がつきましたら○日までにご一報いただけますと幸いです。

ポイントは

• 冒頭に感謝の言葉を入れる
• 過去のエピソードを挟み、特別感を演出
• 相手の立場を尊重しながら参加をお願い

全社宛の周知メール：

来月○日に○○イベントを開催します。詳細は添付資料をご確認ください。
参加を希望される方は、○日までにフォームよりお申し込みください。
多くの方のご参加をお待ちしております。

ポイントは

• 情報は簡潔かつ公平に
• 具体的なアクション（期限・方法）を明記
• 個別のエピソードは省略し、平等な案内に徹する

■ まとめ

同じイベント案内でも、相手が1人か全員かで「響く書き方」は異なります。
このひと手間が、参加率や返信率を左右することも少なくありません。
メールを書く前に、「これは誰に読ませたいのか？」を意識するだけで、文章は格段に効果的になります。