コラム～ビジネスメール：誤解を防ぐ！ビジネスメールで避けたい曖昧表現

「今日中に」は危険？相手に伝わるメール表現のコツ！

ビジネスメールで「伝えたつもり」が、相手にとっては曖昧で誤解を招いてしまう表現は意外と多いものです。
例えば「今日中に」と言われても、「昼までなのか、23:59までなのか」受け手によって解釈が違います。

ポイント：曖昧表現を避けるコツ

・時間は「日時＋時刻」で具体化
例：「今日中」ではなく「本日17時まで」

・数量は数字で指定
例：「できるだけ多く」ではなく「30部」

・担当範囲は固有名詞で明確化
例：「そちら」ではなく「営業1課の佐藤さん」

・頻度は周期を具体的に
例：「定期的」ではなく「毎週月曜10時」

誤解を招きやすい表現と明確な言い換え

🤔曖昧な表現例１：

数分？数日？基準が人によって違う

少々お待ちください

😀改善例１：　

「10分ほどで折り返します」 / 「一週間お待ちください」

🤔曖昧な表現例２：

昼まで？業務時間内？23:59？

今日中に

😀改善例２：　

「本日17時までにご返信ください」

🤔曖昧な表現例３：

10部？100部？相手が判断に迷う

できるだけ多くご準備ください

😀改善例３：　

「30部ご準備ください」

🤔曖昧な表現例４：

誰が？どこまで？責任範囲が不明

そちらで対応をお願いします

😀改善例４：　

「営業1課の佐藤さんに、A案件の資料作成をお願いします」

まとめ

・曖昧表現は「相手によって解釈が変わる」ため、誤解や行き違いを生みやすい

・数字・固有名詞・時刻指定 を加えるだけで、伝わるメールに大変身

・小さな表現の工夫で、やりとりの効率や信頼感がぐっと上がります