コラム～印刷しない時代になったけれど、それで終わり？

かつての現場では・・・

私が新人だったころ、作成した資料を印刷するのは当たり前の文化でした。そのたびに先輩に「印刷プレビューを確認したのか？」と注意されることが日常茶飯事。ヘッダーやフッターのつけ方にも厳密なルールがあり、紙で提出する資料の体裁を整えるのは一苦労でした。

今の時代はどうだ・・・

時代は変わり、私の現場ではほとんど印刷をしなくなりました。資料はPDF化され、SharePointやBOXフォルダに格納されることが一般的。読み取り専用の設定をして共有することが主流となりました。説明会の類も、会議室には大型ディスプレイがありますし、皆がノートPCやタブレットを持ち寄り画面共有でファイルが映し出されます。「紙に印刷して配布」という行為はほぼ絶滅しています。

これが「ペーパーレス」のゴールか？

「紙」から「デジタルの紙」に置き換えも大事な一歩です。二次利用や変更履歴の追跡、確認者の記録といった管理もさまざまなアプリで可能であり併用が進みます。

真の意味でのペーパーレスとは、資料を単に保管するだけでなく、その先の「活用」を見据えた取り組みが必要だと感じています。

ここからの２～３年が楽しみですね。