コラム～文章力：ビジネスシーンでの依頼文のコツ

～依頼文～

お客様や目上の方であれば、恐縮の気持ちからついつい回りくどくなってしまう…

今回は「何をどうして欲しいか」が、パッと伝わる依頼文の書き方と、よくある“慎重すぎて逆に伝わらない”文の直し方をご紹介します。

◆　鉄則：

「何を」「どうしてほしいか」の2軸で書く

例（悪い）：
　すみませんが、例の資料の件で一つご相談がございます。直前で申し訳ありませんが、明日までに資料案をお手数ですがPDF形式でこちらに送付してください。

📌 例（良い）：
　明日までに資料案をPDFで送ってください。

最初の一文は、相手が真っ先に知りたいことのみ記載しましょう。相手は、「自分が何をすべきか」だけ知りたいのです。

慎重な言い回しは要点のあとに添える形にします。

例：「主旨」の一文のうしろに「配慮」を添える

そうすれば、配慮文章がどんなに冗長でも文章はすっきりするし、気持ちも込められるし、伝わりやすくなります（読みやすくなります）。

例（悪い）：
　タイトなスケジュールで急かすかたちとなり恐縮です。顧客との打合せの日時変更の都合で、来週までにドラフト版を用意するひつようがあります。ご準備ください。どうぞよろしくお願いいたします。

📌 例（良い）：
来週までにドラフト版をご提出ください。

タイトなスケジュールで急かすかたちとなり恐縮ですが、顧客の都合です。どうぞよろしくお願いいたします。

「まず言うべきこと」を前に、「気遣い」は後にしましょう。
ビジネスの文書は「配慮の丁寧さ」よりも「行動の明確さ」が優先です。

◆ よくあるNG例と修正文：

❌ ＮＧ：

先日ご提示いただいたご提案資料について、社内での確認を経て、いくつか内容を調整させていただければと存じます。

具体的には、以下3点について修正をご検討いただけますでしょうか。

・構成案を第2案へご変更いただく点
・納期を1週間前倒しいただく点
・費用項目をより明確にご記載いただく点

詳細は添付資料にて補足しております。
お忙しいところ恐縮ですが、4月19日（金）までにご確認の上、ご返信をいただけますと幸いです。
引き続きよろしくお願いいたします。

📌 添削後：

貴社ご提案資料について、３点の修正のご依頼です。

・構成案を第2案に変更
・納期を1週間前倒し
・費用項目の明示を追記

詳細は添付を参照してください。
期限：4/19（金）
期限短くて申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。

依頼事項は、まずは「何をどうしてほしいか」の一文を決めてから、書き始めてみましょう。