コラム～ビジネスメール：催促メールは“追い詰めない”が鉄則。逃げ道を作るひと言を添えよう

なぜ「逃げ道」が必要なのか？

ビジネス上の催促メールは必要不可欠ですが、強く催促すると相手を追い詰め、関係を悪化させる恐れがあります。
特に遅延や未対応の原因は、相手の事情や優先順位の変更など、必ずしも悪意ではないことが多いもの。
催促時に“相手の体面を保つ余地”を残すことで、円滑な対応を引き出す効果があります。

ポイント

・「まだですか？」だけは避ける。相手を責める印象を与える。

・猶予や事情を考慮する表現を加える。

・相手に選択肢や余裕を示すことで、返信しやすくなる。

🤔NG例１：

先日の資料、まだいただけていません。至急お願いします。

😀改善例１：　

先日の資料について、もしご準備が難しい場合は途中段階でも結構です。〇日までにいただけると助かります。

😀改善例２：　

先日の件、こちらの確認が不足していましたら教えてください。可能でしたら〇日までに共有いただけると助かります。

まとめ

催促メールは「仕事を進めるための確認」であり「相手を責める場」ではありません。
逃げ道を用意することで、相手が返信しやすくなる→結果的に早く対応してもらえるという好循環を生みます。
今日から「逃げ道つき催促メール」を意識してみましょう。